VIRADAT - Vezetői információs rendszer

Vállalatokban már bevezetett, vagy bevezetés alatt lévő iBS, VIRADAT információs rendszerek megfelelő elemzésére és alkalmazására biztosítunk további szakmai támogatást. Ezek a vezetői információs rendszerek a pénzügyi területen tevékenykedő, felelős vezetők részére nyújtanak többlet szolgáltatásokat, hiszen egy cégvezető, tulajdonos számára a legfontosabb, hogy a gazdálkodásra, üzleti lehetőségekre vonatkozó adatok naprakészen, összehasonlíthatóan, a legkisebb ráfordítással előállíthatók legyenek.

Vezetői információs rendszer adatai

A jól működő vezetői információs rendszer a vezetői feladatok ellátásához szükséges (mért) adatokkal látja el a menedzsmentet. A hatékony vezetői információs rendszer alapja, hogy azt elemeiben átgondolva és az egyes elemek működését összecsiszolva alakítsuk ki.

Viszont az is a feladatunk, hogy ne terheljük a vezetőket érdektelen adatokkal, ugyanakkor teljes körűen szolgáljuk ki az őket érdeklő releváns adatokkal.

Ehhez nagyon pontos, naprakész, részletes nyilvántartásokat kell vezetnünk, az ügyviteli minden területén.

A vezetőket nem szükséges tájékoztatni minden egyes ügyviteli tranzakció részleteiről, hanem elegendő csak összesítve, a döntéseikhez szükséges adatokkal és információkkal ellátni.

Szinte megoldhatatlan feladatnak tűnik egy olyan általános, vezetői információs rendszer kidolgozása, amely minden ágazatban, minden céltípusban megadja, ill. létrehozza a vezetői információk körét. Feltétlenül szükséges minden egyes bevezetéskor, ill. rendszer paraméterezés során felmérni azokat az igényeket, amelyekre egy-egy vezetőnek nap, mint nap, a hónap végén, vagy az adott zárási időszakokban szüksége lehet.

Általában a cégvezetők igen széleskörű rálátást igényelnek a cégük folyamatira, és igazából a döntésüket nem egy-egy részadatból, hanem a jól ismert, ún. sarokszámok hozzák meg.

Például, ha egy cégnél likviditási probléma merül fel, akkor a cég vezetőjét legjobban az fogja érdekelni, hogy a jövőben lesz-e elég pénz a bérek kifizetésére vagy a szállítói számlák kiegyenlítésére. Röviden összefoglalva tehát, az a kérdés, hogy lesz-e elég pénz avagy sem.

Nézzünk meg egy másik példát is. Egy cég tevékenysége során sok alapanyagot használ fel, amit többféle forrásból szerez be (külföld, belföld), akkor ahhoz, hogy megfelelő döntést hozzon és megfelelő tárgyalásokat tudjon folytatni, olyan adatokkal kell kiszolgálni a vezetőt, melyből ránézésre látszik, hogy kitől milyen áron számíthat az alapanyag beszerzésére.

Egy ilyen összehasonlító táblázat többet számít, mint az eddigi szállítói számlaforgalom teljes, akár többoldalas listája.

Nagyon sok cég azért nemcsak az elmúlt, már lekönyvelt tételekből gyűjt információkat, mert azok az adatok a múltat képviselik. Sokkal több információigényük lehet a jövőre vonatkozóan a várható piaci folyamatok, várható árfolyamváltozások, várható nyersanyag árak, vagy akár a konkurencia árainak a változására ill. az ebből származó adatokra.

A felsorolt néhány példa alapján megállapíthatjuk, hogy nagyon-nagy feladatra vállalkozik az, aki egységes vezetői információs rendszer kidolgozásán dolgozik. Alapesetben szinte tervezhetetlennek tűnő adatigényt próbálja kielégíteni. Ehhez elengedhetetlenül szükséges az összes ügyviteli könyvelés, tehát az üzleti élet során keletkezett teljes, pontos és naprakész könyvelés, regisztrálás, de emellett olykor olyan adatokat is szükséges rögzíteni, melyek nem tartoznak szorosan a számvitelben, vagy az adónyilvántartásokban elvárt adatok köréhez. Ha egy vezetőnek, cégvezetőnek szüksége van a konkurenciai értékesítési áraira, adataira, akkor ezek rögzítését is meg kell oldani.

A legjobb vezetői információk azok, amelyek lehetővé teszik a menet közbeni, azonnali beavatkozást. Például, ha már menetközben, a gyártás során is ismerté válik, hogy valamilyen beavatkozásra lenne szükség ahhoz, hogy a termék előállítása a végegyenleg számításnál ne legyen veszteséges. Ez jelenthet egy újbóli tárgyalás kezdeményezését a vevő vagy a szállító felé, hogy a megadott feltételek szerint módosulhassanak a beszerzési árak ill. az eladási árat közös megegyezéssel tudják módosítani.

Funkciók - Vezetői információs rendszer

Az adott tevékenységi kör áttekintése után megvizsgáljuk, hogy a döntéstámogatás melyik fázisa hiányos, az adatok, információk rendezettsége miért nem megfelelő, és a vezető kollégákkal átvilágítjuk, közösen feltárjuk, mi az, ami a legjobban segítené őket az adott döntések meghozatalában. Így a bevezetett VIRADAT-ból oly módon alakítjuk át az információt, hogy az a legjobban adaptálható információt jelentsen partnereink számára.

Nyilván az alap funkcionalitásnak már megfelel programunk, így könnyen és hatékonyan tudjuk felkészíteni a vállalkozásának a legjobb kiszolgálására.

Például a következőkben összefoglalva az alábbiakat tudjuk majd elvégezni:

•    Egyedi vállalati vezetői jelentések értelmezése és közvetítése nem pénzügyi vezetők részére
•    Vezetői információs igények felmérése és vonatkozó jelentések megtervezése
•    Pénzügyi és nem pénzügyi (naturáliák) adatok összefüggésének elemzése
•    Pénzforgalom és a döntéshozatal tényezőinek azonosítása
•     Áttekinthető jól definiálható lekérdezések készítése
•     Gyors és hatékony adatkinyerés
•     Közvetlenül el tudjuk érni az adatokat Excel-ből
•    Operatív, taktikai és stratégiai tervezés összehangolásához szükséges folyamatok bemutatása
•     Többféle szűrési és egyéb sorrend beállítása a különböző listákon
•     Az elkészített listák exportja,ill.  nyomtatás többféle formátumban
•     Különféle beszámoló készítése excel függvények alkalmazásával. 

További példák a vezetői információs rendszer fontosságára

Ha egy cégvezető érzékeny az import árak alakulására, akkor olyan pénzügyi, likviditáció, adott esetben árfolyamokat érintő várható, jósolt információk rögzítésére is szükség lehet, amely ezekből a várható import ill. export árakból megfelelő pontossággal kiszámíthatók, megjósolhatók. Az ügyviteli rendszerünk különböző nyilvántartásán túl, megcélozza a hasonló, adott esetben a könyvelési nyilvántartásokhoz nem szorosan kapcsolódó információk rögzítésének lehetőségét is. Természetesen ezen adattárak feltöltése, karbantartása, naprakészen tartása külön emberi erőforrás igénnyel rendelkezik, ehhez biztosítani kell azokat a plusz információk beszerzésére, ill. feltöltésére, karbantartására vonatkozó személyzetet ill. munkaidőt, amelyekből ezek a plusz vezetői információk kinyerhetők.

A vezetői információs rendszerünkben sokféle jelölésekkel, tagekkel ellátott adattár rögzítési lehetőséget biztosítunk, amelyben megfelelő címkékkel ellátott tételeket tudunk rögzíteni. Az így rögzített adatokat, mezőknek megfelelő adattartalom szerint, gyűjtve, csoportosítva, összesítve, vagy akár részletesen is ki tudjuk nyerni, listázni.

A vezetői információs rendszerek adatai két részre bonthatóak. Egyrészt, tehát a jó vezetői döntések meghozatalát szolgáló adattartalmakra, másrészt a már elmúlt időszaknak a könyvelésének analitikus nyilvántartásából kinyert adatokra. Ilyen lehet például az utókalkuláció. Egy gyártott termék esetén a  cégvezetést legjobban az fogja érdekelni, hogy adott termék előállítása  - 1 kiló, 1 darab, vagy akár egyetlen rendelés - mennyibe került neki, ill. árbevétel oldalon mennyi bevétele származott a termékből, és a kettőt különbsége, azaz mekkora nyereséget realizált.

A termék költségeibe nem csak a közvetlen anyagköltséget, energiaköltséget kell beleszámítani, hanem az összes olyan adott esetben szorosan nem is kapcsolódó közvetett költséget is, mint az irányítás költségét, a központi vezetésnek a költségeit, adott esetben a bérleti díjakat. Ezekre vonatkozóan megfelelő szabályok, számviteli előírások ill. módszerek állnak a rendelkezésünkre, amelyet a vezetői információs rendszerünkben, mint paramétereket állíthatunk be tetszés szerint, és bármelyik költségnem, költségtípusnál megadhatjuk, hogy ezeket a költségszámításban, milyen módon, százalékosan, mennyiség szerint, felhasználás helyére vonatkozó, négyzetméter, terület, egyéb adatok alapján vegye a rendszer figyelembe.

A felsorolt adatok pontosságán túl nagyon fontos szempont az adatoknak a naprakészsége is. Egy-egy időszak zárását követően sokszor már megkésett az az információ, hogy egy-egy legyártott terméknek az ára, ill. a költsége, árbevétele veszteséget mutat.